Zeiterfassung im Wandel der Zeit:
Von Stempeluhren zu intelligenten Apps
In einer immer stärker digitalisierten Welt ist es an der Zeit, dass Unternehmen ihre Arbeitszeiterfassungssysteme überdenken. Die Tage der altmodischen Stundenzettel und Stempeluhren sollten längst der Vergangenheit angehören. Unternehmen, die noch auf diese veralteten Methoden setzen, sollten schnell umdenken und auf moderne Lösungen setzen, da die Erfassung von Arbeitszeiten mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben ist. Aber welche modernen Möglichkeiten gibt es und welche ist die beste?
Aktuelle Methoden der Zeiterfassung
In der heutigen Geschäftswelt spielt eine moderne Zeiterfassung eine wichtige Rolle. Effizienz und Flexibilität sind nur einige Schlagworte, die bei ausschlaggebend sind. Es gibt verschiedene Ansätze, um Arbeits- und Projektstunden effizient zu erfassen. Werfen wir einen Blick auf die gängigen Methoden.
Hardware-Terminals: Die moderne Stechuhr
Unternehmen können fest installierte Hardware-Terminals verwenden, an denen sich Mitarbeiter ein- und ausstempeln. Diese Methode ist eine moderne Interpretation der klassischen Stechuhr. Diese Terminals bestehen in der Regel aus einem Touchscreen oder einer Tastatur zur Dateneingabe und einem internen Speicher zur Speicherung der Informationen. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten erfassen, indem sie ihren Mitarbeiterausweis mit einem RFID-Chip oder eine spezielle Karte an das Terminal halten. Einige Terminals verwenden auch berührungslose RFID- oder NFC-Technologien, um die Mitarbeiter sofort zu erkennen, sobald sie sich in der Nähe des Terminals befinden. Die erfassten Daten werden automatisch in einer Datenbank gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.
Die Vorteile sind offensichtlich: geringes Risiko für Eingabefehler, wartungsarm und die Möglichkeit zur Zugangskontrolle. Allerdings sind die Anschaffungskosten hoch, und Mitarbeiter, die außerhalb des Büros arbeiten, können diese Terminals nicht nutzen.
Biometrische Zeiterfassung per Fingerabdruck
Eine weitere Methode ist die biometrische Zeiterfassung per Fingerabdruck. Mitarbeiter stempeln sich über einen Fingerabdruckscanner ein und aus. Ein Fingerabdruckscanner ist ein elektronisches Gerät, das den Fingerabdruck einer Person erfasst und digitalisiert. Der digitale Fingerabdruck wird dann mit den in einer Datenbank gespeicherten Fingerabdrücken verglichen, um die Identität einer Person zu bestätigen oder zu verweigern. Die Daten werden direkt in der Zeiterfassungssoftware zugeordnet.
Diese Methode bietet eine eindeutige Identifikation und ist kaum anfällig für Fehler, da kein zusätzliches Erfassungsmedium benötigt wird. Jedoch stehen auch hier die hohen Kosten für den Scanner und die Einschränkungen für Mitarbeiter, die nicht im Büro sind, als Nachteile gegenüber. Zudem sind die Geräte anfällig für Verschmutzungen.
Webbasierte Softwarelösungen: Die flexibelste Option
Die wohl flexibelste Lösung sind sog. webbasierte Softwarelösungen. Webbasierte Softwarelösungen sind digitale Plattformen zur Arbeitszeiterfassung. Sie ermöglichen es Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter effizient und genau zu verwalten. Die Mitarbeiter können sich über Apps oder Browser via Handy oder PC von überall aus an- und abmelden – sei es im Home-Office, im Café, im Außendienst oder auf Reisen. Die Implementierungskosten sind viel geringer, da keine neue Hardware benötigt wird, und es gibt zusätzliche Funktionen wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen.
Warum haben webbasierte Softwarelösungen die Nase vorn?
Moderne Unternehmen setzen auf digitale Zeiterfassungslösungen - und das aus gutem Grund. Denn die digitale Aufzeichnung der Arbeitszeiten bringt zahlreiche überzeugende Vorteile mit sich – sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Arbeitgeber. Hier sind einige Gründe, warum webbasierte Systeme die Nase vorn haben:
Flexibilität und Mobilität: Mit einer webbasierten Lösung können Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten von überall aus zu erfassen. Ob im Büro, von zu Hause aus oder unterwegs – die Cloud-basierte Lösung ist überall verfügbar. Dies ist besonders für Unternehmen mit verteilten Standorten oder Remote-Teams von Vorteil.
Einfache Implementierung: Webbasierte Systeme erfordern keine aufwändige Installation auf den lokalen Rechnern der Mitarbeiter. Alles, was benötigt wird, ist ein Internetzugang und ein Browser. Dadurch ist die Implementierung schnell und unkompliziert.
Automatische Updates: Cloud-basierte Zeiterfassungssoftware wird ständig weiterentwickelt und aktualisiert. Unternehmen müssen sich keine Gedanken über manuelle Updates machen – die neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen werden automatisch bereitgestellt.
Zentrale Datenspeicherung: Alle erfassten Daten werden zentral in der Cloud gespeichert. Dies erleichtert die Verwaltung, Auswertung und den Zugriff auf die Arbeitszeiten. Auch die Integration mit anderen Unternehmenssystemen ist einfacher, da die Daten an einem Ort verfügbar sind.
Sicherheit und Datenschutz: Seriöse Anbieter von webbasierten Zeiterfassungssystemen setzen auf verschlüsselte Verbindungen und strenge Sicherheitsmaßnahmen. Die Daten sind somit gut geschützt und erfüllen die Datenschutzanforderungen.
Auf was sollten Unternehmen achten?
Die Wahl der richtigen Software hängt von vielen Faktoren ab und ist nicht immer einfach zu treffen. Der seit 1991 bestehende IT-Service aus Bad Neuenahr-Ahrweiler „Systemschub“ powered by Klaes empfiehlt das Zeiterfassungssystem „Klaes zeit“. Warum? Weil mit der digitalen Aufzeichnung über „Klaes zeit“ einige ausschlaggebende Vorteile einhergehen:
- Einfache Zeiterfassung: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten einfach und zuverlässig direkt am PC, über ein Terminal, im Homeoffice oder unterwegs beim Kunden erfassen. Überstunden, Gleitzeit, Kernzeit, Plus-Stunden, Urlaubstage und Abwesenheiten können problemlos dokumentiert werden.
- Mobile Anwendung: „Klaes zeit“ bietet eine kostenlose App, mit der Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten flexibel erfassen können. Die App ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten auch offline zu stempeln, die später synchronisiert werden.
- Automatisierte Prozesse: Die Zeiterfassungssoftware „Klaes zeit“ automatisiert verschiedene Prozesse wie die Berechnung von Pausen, Überstunden und Urlaubsansprüchen. Dies spart Zeit und reduziert die Möglichkeit von Fehlern.
- Individuelle Anpassung: Die Software kann an verschiedene Arbeitszeitmodelle angepasst werden, ob für Vollzeitmitarbeiter, Teilzeitkräfte oder Wochenendarbeiter.
- Gesetzliche Konformität: „Klaes zeit“ hilft Unternehmen, gesetzliche und betriebliche Vorgaben einzuhalten. Es bietet eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
- Echtzeit-Updates und Berichte: Alle erfassten Daten und Arbeitsstunden sind sofort und automatisch verfügbar und können jederzeit bearbeitet oder ausgewertet werden.
Fazit: Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Arbeitszeiten erfasst werden und sie ist nur ein Bereich, in dem die Digitalisierung einen großen Unterschied machen kann. Es ist an der Zeit, die Schubkraft der Technologie zu nutzen und neue digitale Welten zu entdecken!
Für weitere Informationen zu digitalen Lösungen für Unternehmen besuchen Sie Systemschub.de. Hier erfahren Sie mehr über die digitale Zeiterfassung auf Systemschub.de/Zeiterfassung.