Papierkram satt?
Vorteile digitaler Dokumenten-Archivierung
Ein Plädoyer über die Vorteile des papierlosen Arbeitens mit Informationen und Tipps rund um die Thematik.
„Papierloses Büro“ ist der neue Trendbegriff in der Businesswelt. Aber was heißt das genau? Wie der Begriff es schon sagt, geht es dabei schlicht und einfach um das papierlose Arbeiten im Büro und in diesem Zug um die Digitalisierung der Arbeitswelt.
Vorteile und Facts:
✔ Arbeitszeiteffizienz
Jedes Unternehmen verfügt über bestimmte Mittel, um seine Ziele zu erreichen. Personelle Ressourcen spielen dabei eine wichtige Rolle. Um diese gewinnbringender einzusetzen, braucht es eine Optimierung der unternehmenseigenen Prozesse. Hier kommt der Einsatz von digitalen Lösungen und papierlosem Arbeiten ins Spiel. Im Vergleich zum klassischen „Papierdokumentenarchiv“ werden die Dokumente digital archiviert, was natürlich weniger Arbeitszeit benötigt. Manuelle zeitaufwendige Aufgaben oder lange Suchzeiten nach fehlenden Papieren in überfüllten Aktenschränken fallen einfach weg, weil die unternehmenswichtigen Unterlagen in einem einzigen Datenpool verbunden sind.
✔ Prozessoptimierung und Zukunftsfähigkeit
Altbewährte Unternehmensprozesse sind im modernen digitalen Zeitalter nicht mehr zukunftsfähig und müssen neu überdacht werden, was sich bei einem Einsatz von digitalen Lösungen und papierlosem Arbeiten automatisch ergibt. Denn bestehende Abläufe lassen sich in diesem Zug einfach optimieren. Das papierlose Büro lebt von der stetigen Optimierung – so auch der Unternehmenserfolg.
✔ Kostenreduzierung
Mit papierlosen Arbeitsprozessen sparen Unternehmen langfristig Material- oder sogar Mietkosten für ein Archiv ein. Seien es finanzielle Aufwände für die Beschaffung von Regalen, Ordnern, Druckern oder laufende Kosten wie Wartung, Druckerpatronen oder das Papier selbst. Da kommt Einiges zusammen. Weitere Kosten werden vermieden, weil digitale Systeme wie z.B. das Dokumenten-Management-System (DMS) von ELO rechtskonform sind. Strafzahlungen durch Verstöße gegen gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften erledigen sich von selbst.
✔ Nachhaltigkeit
Unternehmen, die auf das papierlose Büro setzen arbeiten nachhaltiger. Je weniger Papier verbraucht wird, desto besser für die Umwelt und die Wälder. Laut Umweltbundesamt ist die Papierknappheit die Folge von zu hohem Papierverbrauch in Deutschland. (2020 pro Kopf 219 kg), was sich auch in deutlich spürbaren Preiserhöhungen für Karton und Papier bemerkbar macht.
✔ Kommunikation und Zusammenarbeit
Viele Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice, sind auf der Baustelle oder geschäftlich unterwegs. Da bleibt die Kommunikation schonmal auf der Strecke. Mit digital verknüpften Workflows wird die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern nicht nur einfacher und schneller, sondern auch ortsunabhängig. Dokumente können zeitgleich von unterschiedlichen Orten aus von mehreren Personen bearbeitet werden und Nachrichten können schnell erstellt und versendet werden. Das alles auch mobil über Smartphone und Tablet.
✔ Betriebsklima und Motivation
Ein gutes Betriebsklima sorgt für Motivation der Mitarbeiter. Wenn lästige Arbeiten wegfallen und Arbeitsprozesse einfacher werden, verbessert sich das Arbeitsklima. Sei es mühseliges archivieren von Papierdokumenten oder stundenlanges Drucken, das alles wird jetzt per Knopfdruck erledigt. Letztlich bleibt am Ende mehr Zeit zum Entspannen.
Fazit
Besonders bei der Arbeit ist die Digitalisierung sehr präsent und hat dort mehr als einen Vorteil zu bieten. Das papierlose Büro sollte eigentlich längst kein Trend, sondern gelebte Realität sein. Mit digitalen Lösungen und der passenden Hard- und Software kann jedes Unternehmen diesen Weg einschlagen und die oben genannten Vorteile zur Steigerung der Unternehmenseffizienz voll ausnutzen!
Systemschub – powered by Klaes ist die IT-Sparte von Klaes und Ihr IT-Service aus Bad Neuenahr-Ahrweiler. Das IT-Systemhaus hat schon zahlreiche Firmen aller Größenordnungen deutschlandweit bei der Digitalisierung erfolgreich unterstützt. Insbesondere nach der Flut im Ahrtal, haben viele Unternehmen die Vorteile der digitalen Arbeitsweise und Archivierung erkannt. Gut, dass „Systemschub“ schnell vor Ort war und vielen Firmen geholfen hat, wieder auf die Beine zu kommen.