Dokumenten-Management-System

Welche Vorteile bietet ein DMS?

Das lästige Abheften von Belegen oder gar ausgedruckten E-Mails gibt es nicht mehr. Jede benötigte Information liegt im digitalen Archiv. Dadurch können jetzt auch die Aufgaben, die zu diesen Dokumenten in Ihrem Team anfallen, schnell und einfach über das DMS organisiert und sogar automatisiert werden. Durch Berechtigungen und Workfloweinstellungen wird alles genau definiert. Rückfragen durch fehlende Informationen entfallen zukünftig, denn jedes Teammitglied hat Zugriff auf das Archiv. Zudem gibt es Schnittstellen und Anbindungen zu Programmen anderer Softwarehersteller und evtl. auch schon eine bestehende für Ihre Branchensoftware. Und ganz wichtig: Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite – Stichwort GoBD.

Wie funktioniert das im Detail?

Beispiel Eingangspost: Eine Rechnung, die per Post bei Ihnen eingeht, wird sofort eingescannt. Dabei erfasst das DMS den Text des Dokumentes und hinterlegt die wichtigsten Wörter im System (automatische Verschlagwortung). Die nun digitalisierte Rechnung liegt in unveränderbarer Form als PDF vor und wird nach dem Hinzufügen eines digitalen Eingangsstempels in das elektronische Postfach an die zuständige Person zur Freigabe weitergeleitet.

Beispiel Dokumentensuche: Durch die automatische Verschlagwortung ist es möglich, die Dokumente im System durch einzelne Begriffe (z.B. Rechnungsnummer oder Datum) blitzschnell wieder aufzurufen - also auch solche Infos, die ursprünglich in Papierform eingegangen sind. Das funktioniert natürlich auch bei allen E-Mails, die Sie empfangen oder versendet haben. Die Archivierung läuft dabei automatisch im Hintergrund.

Was bedeutet GoBD-konform?

Seit 2015 gelten neue Grundsätze, welche die Aufbewahrung digitaler Dokumente regeln. Das Einhalten dieser Vorschriften ist auch für Sie Pflicht, wenn Sie sich für eine „elektronische Korrespondenz“ mit Ihren Geschäftspartnern entschieden haben. Im Detail heißt das: Werden geschäftsrelevante Informationen (welche die Funktionen eines Handels- oder Geschäftsbriefes aufweisen) auf elektronischem Weg versendet oder empfangen, müssen diese auch gleichartig aufbewahrt werden – also digital. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Daten unveränderbar und mit gesichertem Zugriff archiviert werden.

Wenn Sie also derzeit Angebote oder Rechnungen per E-Mail versenden oder empfangen, sollten Sie sich mit einer digitalen Archivierung (beispielsweise unserer empfohlenen Lösung von ELO) auseinandersetzen.

Wie schnell wird mein Büro papierlos?

Wie lange es dauert, bis wir ELO in Ihrem Unternehmen an den Start bekommen, hängt von mehreren Faktoren ab. Die Unternehmensgröße bzw. die Anzahl der Arbeitsplätze spielen natürlich eine entscheidende Rolle. Nach einer kurzen Prozessanalyse erstellen wir ein Konzept zur Umsetzung inkl. des zeitlichen Rahmens. Machen Sie sich keine Sorgen – auch wir haben anfangs etwas Zeit benötigt, bis wir unsere Prozesse vollständig auf das ELO-System umgestellt haben. Hat man sich jedoch einmal an das digitale Dokumentenmanagement gewöhnt, will man nicht mehr analog :) Wir als Ihr EDV-Spezialist aus Bad Neuenahr-Ahrweiler unterstützen Sie bei der Umstellung auf einen papierlosen Workflow – professionell ab dem ersten Tag.