Elektronisches Archiv für den Rechnungseingang

Vom Papierkrieg zur Zeitersparnis

Bis heute bearbeiten nahezu die Hälfte aller Unternehmen den Rechnungseingang noch immer manuell. Dabei werden eingehende E-Mail-Rechnungen ausgedruckt und gemeinsam mit Papierbelegen zur Buchhaltung weitergeleitet. Lieferscheine, die an unterschiedlichen Orten eintreffen, werden an einer zentralen Stelle gesammelt und mit der zugehörigen Rechnung abgeglichen. Verschiedene Personen müssen die Rechnungen prüfen, freigeben und schließlich manuell verbuchen. Das alles führt zu hohem Aufwand, langen Durchlaufzeiten und möglichen Verlusten von Belegen. Fehler, etwa beim Abtippen, Ablegen oder Weiterleiten, sind keine Seltenheit, da eine einheitliche Struktur fehlt.

Dabei bietet die Digitalisierung des Belegeingangs eine Menge Nutzen. Die Speicherung aller Belege an einem Ort erhöht die Transparenz und ermöglicht den schnellen Abruf von überall aus und zu jeder Zeit. Dies erleichtert nicht nur die Suche nach bestimmten Dokumenten, sondern auch die Erstellung von Auswertungen oder Berichten. Zudem reduziert die digitale und intelligente Archivierung deutlich die Fehlerquote. Durch automatische Kontrollmechanismen können fehlerhafte Eingaben erkannt und korrigiert werden, bevor es zu einer Weiterverarbeitung kommt. Die Prozesse werden beschleunigt, was zu Kosteneinsparungen führt und lange Durchlaufzeiten eliminiert.

In vielen Unternehmen gehen mehrere Hundert Rechnungen im Monat ein. Alle Belege von Hand zu erfassen, sie Bestellungen, Lieferscheinen und anderen Vorgängen zuzuordnen, erfordert einen hohen zeitlichen Aufwand. Allein durch eine automatisierte Erfassung und Verknüpfung von Dokumenten könnten mehrere Arbeitstage im Monat komplett eingespart werden.

Wie funktioniert ein RechnungsManager?

Ein RechnungsManager ist eine Software, die Rechnungen automatisch verarbeitet. Eingehende Papierrechnungen werden gescannt und verlustsicher im System gespeichert. Rechnungen, die bereits in digitaler Form eingehen, werden automatisch aus dem Postfach abgeholt und in den RechnungsManager integriert. Lieferscheine, die oft an unterschiedlichen Stellen eintreffen, werden direkt vor Ort eingescannt und automatisch den passenden Rechnungen zugeordnet, ohne dass ein Mitarbeitender vorsortieren muss. Diese Arbeitsweise erleichtert die Abgleichung von Rechnungen und Lieferscheinen enorm. Die Software liest den Inhalt der Belege mittels intelligenter Texterkennung komplett aus und gewährleistet damit eine präzise und vollständige Erfassung der Rechnungsdaten.

Nachhaltige Lösung für Umwelt und Rechtskonformität

Neben hoher Effizienz und Kostenersparnis, spielt auch der Aspekt des Umweltschutzes eine Rolle: Eine digitale Ablage spart Ressourcen und schont unsere Umwelt. Denn durch den Verzicht auf Papier wird der CO2-Ausstoß reduziert und der ökologische Fußabdruck verringert. Insgesamt ist eine Digitalisierung des Rechnungseingangs also nicht nur sinnvoll im Hinblick auf Zeit- und Kosteneinsparungen, sondern trägt auch zur Nachhaltigkeit bei – ein weiterer wichtiger Faktor in unserer heutigen Gesellschaft! Zudem können elektronisch archivierte Dokumente leichter wiedergefunden werden und sind vor Verlust oder Beschädigung besser geschützt als in einer physischen Akte.

Doch nicht nur die Nachhaltigkeit spielt hierbei eine Rolle - auch die Rechtskonformität wird durch ein elektronisches Archiv gewährleistet. Es müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, wie zum Beispiel die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen oder die Sicherstellung der Integrität der Dokumente. Eine technisch korrekte Umsetzung ist daher unerlässlich, um ein rechtskonformes und nachhaltiges System zu schaffen. Insgesamt ist ein elektronisches Archiv für den Rechnungseingang somit eine sinnvolle Lösung für Unternehmen, die Wert auf Nachhaltigkeit legen und gleichzeitig rechtskonform handeln möchten.

Technische Umsetzung eines rechtskonformen elektronischen Archivs

Die technische Umsetzung eines solchen Archivs erfordert eine sorgfältige Planung und Implementierung. Zunächst müssen die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden, wie zum Beispiel die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen. Das elektronische Archiv muss sicherstellen, dass alle Dokumente in ihrer ursprünglichen Form gespeichert werden und vor Manipulationen geschützt sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der technischen Umsetzung ist die Integration mit anderen Systemen wie dem ERP-System oder der Buchhaltungssoftware. Eine nahtlose Integration gewährleistet eine effiziente Arbeitsweise und reduziert manuelle Eingriffe auf ein Minimum. Eine professionelle Umsetzung in erfahrene Hände ist aus diesen Gründen ratsam.

Der professionelle IT-Service „Systemschub“ aus dem Ahrtal favorisiert und empfiehlt dafür den RechnungsManager von ARTNER. Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es ermöglicht, Rechnungen schnell und kinderleicht zu erstellen und zu verwalten. Die Software kann flexibel und individuell an die Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden. So können beispielsweise spezielle Anforderungen in Bezug auf Steuern oder Zahlungsbedingungen berücksichtigt werden. Der RechnungsManager bietet so eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Eingangsrechnungen und Belegen. Mit einem revisionssicheren Archiv werden Daten datenschutzkonform gesichert und intelligent archiviert, sodass der Zugriff jederzeit gewährleistet ist.